Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Rationum Oy
Y-tunnus: 3177025-1
Hermannin rantatie 8, 00580 Helsinki, Suomi
Sähköposti: desk@rationum.fi

2. Tietosuojavastaava

Tietosuojaa ja henkilötietojen käsittelyä koskevissa kysymyksissä voit ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaamme sähköpostitse:

desk@rationum.fi

3. Käsiteltävät henkilötiedot ja lähteet

Käsittelemme henkilötietoja pääasiassa suoraan sinulta — kun täytät verkkosivuston lomakkeen, lähetät sähköpostia, soitat, käytämme jotain asiakasjärjestelmäämme tai kun sinusta tulee asiakkaamme.

3.1 Verkkosivuston lomakkeet (yhteydenotto, tarjouspyyntö, alkukartoitus)

• Nimi
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero (valinnainen)
• Yrityksen nimi ja Y-tunnus (jos annettu)
• Viestisi sisältö sekä muut vapaaehtoisesti antamasi tiedot
• Lomakkeen lähetysajankohta ja lähetystapa

3.2 Asiakassuhteessa (jos sinusta tulee asiakkaamme)

• Yhteyshenkilön nimi, asema, sähköposti ja puhelinnumero
• Yrityksen tunnistetiedot, laskutus- ja pankkiyhteystiedot
• Rahanpesulain (444/2017) edellyttämät tunnistamistiedot: nimi, henkilötunnus tai syntymäaika, kansalaisuus, kopio henkilöllisyystodistuksesta sekä tosiasiallisten edunsaajien tiedot
• Toimeksiantosopimus, palvelutasoa koskevat sopimusehdot ja niiden liitteet
• Palkanlaskennan yhteydessä työntekijöiden henkilötiedot: nimi, henkilötunnus, pankkiyhteys, palkkatiedot, verokortti, työsuhteen tiedot, poissaolot
• Kirjanpitoaineisto, joka voi sisältää henkilötietoja (esim. laskut, tositteet, sopimukset)
• Viestintähistoria: sähköpostit, viestit ja puheluiden yhteenvedot

3.3 Verkkosivuston käytön tekniset tiedot

• IP-osoite ja käytetty verkkoselain (evästeasetusten mukaisesti)
• Yleisiä käyttötietoja (vieraillut sivut, viittaava lähde) analytiikkaevästeiden kautta
• Kielitoive ja teemavalinta tallennetaan välttämättömillä evästeillä

Lisäksi voimme täydentää tietoja julkisista lähteistä, kuten Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (YTJ), Patentti- ja rekisterihallituksesta (PRH), Verohallinnosta sekä luottotietorekistereistä (esim. Suomen Asiakastieto).

4. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

5. Säilytysajat

• Verkkosivuston lomakkeiden tiedot (yhteydenotot, tarjouspyynnöt, alkukartoitukset): 36 kuukautta viimeisestä yhteydenpidosta, ellei niistä synny asiakassuhdetta.
• Kirjanpitoaineisto (tositteet, tilikirjat, tilinpäätökset): kirjanpitolain edellyttämä 10 vuotta tilikauden päättymisestä; tositteet 6 vuotta.
• Palkanlaskennan aineisto: 10 vuotta työsuhteen päättymisestä; palkkakirjanpito kirjanpitolain mukaisesti.
• Rahanpesulain edellyttämät tunnistamistiedot: 5 vuotta liikesuhteen päättymisestä.
• Toimeksiantosopimus ja siihen liittyvä viestintä: 10 vuotta sopimuksen päättymisestä (yleinen kanneaika).
• Markkinointirekisteri: aktiivinen suostumus voimassaoloaikansa; peruutuksen jälkeen suppea todiste 24 kuukautta (katso kohta 6).
• Verkkosivuston analytiikkatiedot: enintään 26 kuukautta.

6. Markkinointirekisteri ja suostumuksen kirjaaminen

Kun annat suostumuksesi markkinointiviestintään yhteydenotto-, tarjous- tai alkukartoituslomakkeella, kirjaamme suostumuksen erilliseen markkinointirekisteriin. Kirjaaminen on välttämätöntä, jotta voimme tarvittaessa osoittaa suostumuksen antamisen ja käsitellä peruutuspyyntösi (GDPR:n osoitusvelvollisuus, art. 7).

6.1 Mitä tietoja markkinointirekisteriin tallennetaan

• Nimi ja sähköpostiosoite
• Yritys ja Y-tunnus, jos annettu
• Suostumuksen antamisen ajankohta (aikaleima)
• Lomake, jolla suostumus annettiin (yhteydenotto, tarjouspyyntö tai alkukartoitus) sekä lomakkeen versio
• Suostumuksen sisältö (esitetty teksti sillä kielellä, jolla se annettiin)
• Tekniset todisteet: IP-osoite (lyhennettynä) ja käyttäjän selaimen tunniste (user agent)
• Suostumuksen tila ja mahdollisen peruutuksen ajankohta
• Lähetettyjen markkinointiviestien loki (viestin tunniste, aihe, lähetysaika, toimituksen ja avauksen tila)

6.2 Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Markkinointirekisteriin tallennettuja tietoja käytetään uutiskirjeiden, tapahtumakutsujen ja asiantuntijasisältöjen lähettämiseen sähköpostitse sekä suostumuksen ja peruutusten hallinnointiin. Oikeusperusteena on antamasi suostumus (GDPR 6(1)(a)) tai olemassa olevaan asiakassuhteeseen perustuva oikeutettu etu (GDPR 6(1)(f) ja SVTSL 24 b §).

6.3 Säilytysaika

Aktiiviset yhteystiedot säilytetään markkinointirekisterissä niin kauan kuin suostumus on voimassa. Peruutuksen jälkeen säilytämme suppean todisteen suostumuksesta ja sen peruuttamisesta (nimi, sähköposti, aikaleimat, lomake ja teksti) 24 kuukauden ajan osoitusvelvollisuutta varten, minkä jälkeen tiedot poistetaan tai anonymisoidaan. Estolistalle (do-not-contact) tallennetaan sähköpostiosoite, jotta emme lähetä sinulle enää markkinointia — tämä lista perustuu oikeutettuun etuun eikä sitä käytetä muuhun tarkoitukseen.

6.4 Suostumuksen peruuttaminen

Voit peruuttaa markkinointisuostumuksesi milloin tahansa ja maksutta. Käytä jokaisen markkinointiviestin lopussa olevaa peruutuslinkkiä tai lähetä sähköpostia osoitteeseen desk@rationum.fi. Käsittelemme peruutuksen viipymättä. Peruutus ei vaikuta ennen peruutusta suoritetun käsittelyn laillisuuteen.

7. Henkilötietojen vastaanottajat ja käsittelijät

Emme myy tai vuokraa henkilötietojasi kolmansille osapuolille. Käytämme tietoja käsittelevinä alihankkijoina (henkilötietojen käsittelijöinä) huolellisesti valittuja palveluntarjoajia, joiden kanssa olemme tehneet GDPR:n mukaisen tietojenkäsittelysopimuksen (DPA). Näihin kuuluvat mm.:

Voimme lisäksi luovuttaa tietoja viranomaisille (esim. Verohallinto, PRH, Poliisi, Ulosottolaitos, tulorekisteri) lain velvoittamana. Emme siirrä henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle ilman GDPR:n edellyttämiä suojatoimia (esim. vakiosopimuslausekkeet).

8. Tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Osa palveluntarjoajistamme (kuten Resend ja Dropbox) käsittelee tietoja myös EU/ETA-alueen ulkopuolella, pääasiassa Yhdysvalloissa. Näissä tilanteissa käytämme Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita (Standard Contractual Clauses, SCC) sekä tarvittaessa täydentäviä teknisiä ja organisatorisia suojatoimia. Voit pyytää lisätietoja käytetyistä siirtomekanismeista sähköpostitse desk@rationum.fi.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on rekisteröitynä seuraavat oikeudet:

• Tarkastusoikeus — oikeus tietää, käsittelemmekö sinuun liittyviä henkilötietoja, ja saada niistä jäljennös.
• Oikaisuoikeus — oikeus pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisua.
• Poisto-oikeus ("oikeus tulla unohdetuksi") — oikeus pyytää tietojen poistoa, jos käsittelylle ei ole enää oikeusperustetta. Poisto ei ole mahdollista, jos meillä on lakisääteinen velvollisuus säilyttää tiedot (esim. kirjanpitolaki).
• Käsittelyn rajoittaminen — oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä tietyissä tilanteissa.
• Vastustamisoikeus — oikeus vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun. Suoramarkkinointia voit vastustaa milloin tahansa.
• Siirto-oikeus — oikeus saada antamasi tiedot koneluettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle, kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen.
• Suostumuksen peruuttaminen — kun käsittely perustuu suostumukseen, voit peruuttaa sen milloin tahansa. Peruuttaminen ei vaikuta ennen peruutusta tehdyn käsittelyn laillisuuteen.
• Valitusoikeus — oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Oikeuksien käyttö on maksutonta. Voit lähettää pyynnön sähköpostitse osoitteeseen desk@rationum.fi. Vastaamme pyyntöön ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa. Voimme pyytää sinua todistamaan henkilöllisyytesi ennen tietojen luovuttamista.

10. Valvontaviranomainen

Jos katsot, että henkilötietojesi käsittely rikkoo tietosuojalainsäädäntöä, voit tehdä valituksen Suomen tietosuojavaltuutetun toimistolle.

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Vaihde: 029 566 6700
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
tietosuoja.fi

11. Tietoturva

Suojaamme henkilötietoja asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä. Näihin kuuluvat mm. käyttöoikeuksien hallinta, monivaiheinen tunnistautuminen, TLS-salattu tiedonsiirto, salatut tallennusratkaisut, säännölliset varmuuskopiot, henkilöstön säännöllinen tietosuojakoulutus sekä käsittelijöiden kanssa solmitut tietojenkäsittelysopimukset.

Henkilötietoja käsittelevät ainoastaan ne henkilöt, joiden työtehtäviin se kuuluu. Työntekijöillämme on lakisääteinen ja sopimusperusteinen salassapitovelvollisuus.

12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme tee henkilötietojen perusteella sellaista automaattista päätöksentekoa tai profilointia, jolla olisi sinuun kohdistuvia oikeusvaikutuksia tai muita vastaavia merkittäviä vaikutuksia.

13. Evästeet

Verkkosivustomme käyttää evästeitä ja vastaavia tekniikoita (localStorage). Käytämme Google Consent Mode v2 -mekanismia, joka pitää analytiikan ja markkinoinnin oletusarvoisesti pois päältä, kunnes annat suostumuksesi. Voit muuttaa valintasi milloin tahansa alla olevasta painikkeesta.

13.1 Evästeluokat

• Välttämättömät — Kielivalinta, teema (vaalea/tumma), evästesuostumuksen tila. Säilytys: 12 kk. Ei vaadi suostumusta.
• Analytiikka — Google Analytics 4 (mittaustunnus G-YN724C60X5) kävijämäärien ja käyttäytymisen ymmärtämiseen. IP-osoite anonymisoidaan. Säilytys: 14 kk. Vaatii suostumuksen.
• Markkinointi — Ei käytössä tällä hetkellä.

13.2 Muuta suostumustasi

Avaa evästeasetukset

14. Muutokset tähän selosteeseen

Kehitämme palveluitamme jatkuvasti, joten voimme päivittää tätä selostetta. Merkittävistä muutoksista ilmoitamme verkkosivustollamme. Suosittelemme, että käyt tarkistamassa selosteen ajankohtaisen version säännöllisesti.